État-major

L'État-major assume des tâches transversales dans les domaines du personnel, des finances, de l'informatique, du controlling, du reporting et de l'assistance de direction. Outre les affaires courantes, qui charrient leur lot de défis, trois lettres ont occupé les domaines des finances et du personnel durant l'année écoulée: SAP. Les responsables ont eu bien du travail en amont pour préparer le remplacement des anciens systèmes, FIS et PERSISKA, par la nouvelle solution globale début 2023.

Revenons d'abord un peu en arrière: à la suite d'une analyse de l'informatique cantonale et de clarifications préalables, le Conseil-exécutif a décidé en 2014 de doter l'administration cantonale d'un progiciel de gestion intégré ou «Enterprise Resource Planning System» (ERP). Celui-ci devait remplacer les systèmes utilisés jusque-là pour les finances (FIS, introduit en 2002) et le personnel (PERSISKA, introduit en 1992). En 2018, le choix du produit est tombé sur le système SAP. C'est alors que le projet proprement dit a commencé à l'échelle de l'administration cantonale pour préparer l'introduction du nouveau système.

Ce qui semblait encore assez lointain dans un premier temps s'est concrétisé en 2022 pour l'Office de la sécurité civile, du sport et des affaires militaires (OSSM) comme pour les autres unités administratives: les Directions et les offices ont dû adapter leurs structures et leurs processus aux exigences de SAP dans les domaines transversaux des finances et du personnel. Les processus ont été revus et uniformisés, les tâches et les rôles en partie redéfinis. Organisée de manière décentralisée, la Direction de la sécurité (DSE) a élaboré des solutions pragmatiques pour la collaboration au sein de la nouvelle unité comptable unique englobant la DSE sans la Police cantonale, tout en tenant compte des contraintes du nouveau système. En même temps, il a fallu se familiariser avec la nouvelle terminologie (qu'est-ce déjà que les ordres internes, les éléments d'OTP ou les centres de profit?) et saisir les structures utilisées jusque-là pour la comptabilité et la gestion du personnel de manière à ce que SAP fonctionne sans accroc. Les responsables ont rempli des listes à n'en plus finir, ont tenu de multiples réunions (en ligne ou en présentiel), ont réalisé des tests, se sont attachés à comprendre le système et ont apporté leurs propres contributions au projet. Le quatrième trimestre 2022 s'est révélé particulièrement intense pour tous les collaborateurs des sections Personnel et Finances: ils ont dû non seulement se torturer les méninges lors des nombreuses formations sur le nouveau système, mais aussi boucler l'année dans les anciens systèmes de manière à ce que la migration vers SAP se déroule sans accroc – tout en s'occupant, accessoirement, des affaires courantes.

Le 6 décembre 2022, jour de la Saint-Nicolas, la décision est tombée: comme on pouvait s'y attendre, le comité de pilotage du projet ERP a fixé l'introduction de SAP pour début 2023. C'est donc avec une certaine nervosité et un respect certain que les collaborateurs des sections Finances et Personnel attendent désormais le lancement de SAP. Même s'ils doivent encore clôturer l'exercice 2022 dans les anciens systèmes, ils auront directement accès à SAP depuis leur poste de travail à partir du 3 janvier 2023, alors que jusque-là, ils n'y avaient eu affaire que dans le cadre de formations. Cela étant, le nouveau système entraînera aussi des changements pour le reste de l'office: les collaborateurs pourront dorénavant modifier leurs données personnelles eux-mêmes en ligne, les décomptes de traitement leur seront remis par voie électronique et les factures ne seront plus visées à la main mais au format numérique – elles sont scannées de façon centralisée, puis traitées dans le workflow des créanciers.

Ainsi, ce qui a commencé il y a neuf ans par une décision de principe du Conseil-exécutif trouvera un premier aboutissement le 3 janvier 2023: SAP sera mis en ligne. Mais l'histoire est loin d'être terminée, d'autres changements et de nouvelles étapes ERP suivront. Les domaines transversaux de l'État-major les aborderont avec énergie et dans un esprit d'ouverture, conformément à la devise de l'OSSM pour l'année 2023: «Le courage est au début de l'action, le bonheur à la fin» (Démocrite). C'est donc avec courage que nous allons nous lancer dans le travail avec SAP, confiants que le bonheur nous attend à la fin.

Olivier Andres, chef d'état-major