Stab

Der Stab stellt die Erfüllung von Querschnittsaufgaben in den Bereichen Personalwesen, Finanzen, ICT, Controlling und Reporting sowie Führungsunterstützung sicher. Drei Buchstaben prägten neben dem herausfordernden Tagesgeschäft die Arbeit in den Querschnittsbereichen Finanzen und Personal im vergangenen Jahr: SAP. Die Ablösung der bisherigen Systeme FIS und PERSISKA durch die neue umfassende Lösung per 2023 bescherte den Verantwortlichen einiges an Vorbereitungsaufwand.

Blenden wir zurück: Basierend auf einer Überprüfung der Kantonsinformatik und vorgängiger Abklärungen beschloss der Regierungsrat im Jahr 2014, in der Kantonsverwaltung ein sogenanntes «Enterprise Resource Planning System», kurz ERP, einzuführen. Dieses soll unter anderem die bisherigen Systeme FIS (Finanzen, eingeführt 2002) und PERSISKA (Personal, eingeführt 1992) ablösen. Im Jahr 2018 fiel dann der Produkteentscheid zugunsten des Systems SAP. Danach begann auf Stufe Kanton die eigentliche Projektarbeit zur Einführung des neuen Systems.

Was zunächst noch relativ weit weg schien, wurde im Jahr 2022 auch für das BSM konkret: die Direktionen und Ämter waren gefordert, ihre Strukturen und Abläufe in den Querschnittsbereichen Finanzen und Personal an die Vorgaben von SAP anzupassen. Prozesse wurden überarbeitet und vereinheitlicht und Aufgaben und Rollen wurden teilweise neu definiert. Unter Berücksichtigung der Vorgaben des neuen Systems erarbeitete die dezentral organisierte Sicherheitsdirektion dabei pragmatische Lösungen zur Zusammenarbeit innerhalb des nun einzigen Buchungskreises «SID exkl. Kapo». Gleichzeitig galt es, sich mit der neuen Begrifflichkeit zurecht zu finden (was sind schon wieder Innenaufträge, PSP-Elemente oder Profitcenter?) und die bisherigen Strukturen der Buchhaltung und der Personalverwaltung so zu erfassen, dass der reibungslose Betrieb von SAP sichergestellt werden kann. Die Verantwortlichen füllten fast unzählige Listen aus, trafen sich zu vielen Besprechungen (online oder physisch) führten Tests durch, lernten das System zu verstehen und nahmen ihre Möglichkeiten zur Mitgestaltung wahr. Das vierte Quartal 2022 wurde dann für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Fachbereiche Finanzen und Personal besonders intensiv: neben dem Besuch zahlreicher Schulungen auf dem neuen System – bis die Köpfe fast rauchten –, mussten sie das Jahr in den alten Systemen so abschliessen, damit die Migration in SAP reibungslos erfolgen kann – ach ja, und daneben gab es auch noch das Tagesgeschäft.

Am Samichlaustag vom 6. Dezember 2022 war es dann klar: wie erwartet entschied der kantonale Projektausschuss, SAP per 2023 einzuführen. Mit Spannung und Respekt sehen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Fachbereiche Finanzen und Personal nun dem «Go live» von SAP entgegen. Obwohl der Jahresabschluss 2022 noch in den alten Systemen zu erledigen sein wird, werden sie ab dem 3. Januar 2023 die Möglichkeit haben, SAP, das sie bisher nur aus Schulungen kannten, auch live am Arbeitsplatz zu erleben. Das neue System wird aber auch für das ganze BSM Veränderungen mit sich bringen: so werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre persönlichen Daten etwa neu selbständig online anpassen können, die Gehaltsabrechnungen werden elektronisch zugestellt und auch das bisher von Hand vorgenommene Visieren der Rechnungen wird neu digital erfolgen: die Rechnungen werden an zentraler Stelle eingescannt und in den elektronischen Kreditorenworkflow geleitet.

Was vor neun Jahren mit dem Grundsatzentscheid des Regierungsrates seinen Anfang nahm, findet am 3. Januar 2023 somit seinen ersten Abschluss: SAP geht online. Doch damit ist die Reise noch lange nicht zu Ende; weitere Veränderungen und ERP-Etappen werden folgen. Die Querschnittsbereiche des Stabs stehen diesen offen gegenüber und werden sie mit Elan anpacken. Ganz getreu dem Motto des BSM für das Jahr 2023: «Mut steht am Anfang des Handelns, Glück am Ende» (Demokrit). Mutig werden wir in die Arbeit mit SAP einsteigen, mit der Zuversicht, am Ende das Glück zu finden.

Olivier Andres, Stabschef