En temps normal, quand vous répondez au téléphone en tant qu'employée administrative, vous savez déjà dans quel domaine vous allez devoir renseigner la personne qui se trouve à l'autre bout du fil. Dans mon cas, il en est tout autrement!
Début dans des conditions difficiles
Je travaille pour l'Office de la sécurité civile, du sport et des affaires militaires (OSSM), Agence Jura bernois, à La Neuveville. Je suis entrée dans l'agence en août 2020 et ma formation s'est faite dans les domaines des affaires militaires et du sport, avec un taux d'occupation de 40 pour cent. Il n'est pas toujours évident d'être formée dans les deux langues, et le COVID n'a rien arrangé.
Affaires militaires
Dans le domaine des affaires militaires, nous traitons tous les aspects qui touchent les personnes de langue française du Jura bernois, voire du canton, tels que les journées d'information, les recrutements, les libérations, mais aussi les changements de domicile en Suisse et à l'étranger, les duplicatas de livrets de service, les intégrations militaires et j'en passe.
C'est un domaine complexe qui est normalement traité à Berne par différents collaborateurs spécialisés dans la branche. Nous sommes trois collaborateurs à La Neuveville à gérer le tout.
Centre de compétences pour le sport
Pour l'année 2021, la gestion de cinq modules de perfectionnement m'a été attribuée dans trois domaines différents: hockey sur glace, volleyball et coach J+S.
Mise en ligne des cours, contact avec les experts, réservation des salles de théorie et de pratique, organisation des repas, prise en charge des participants pour les inscriptions/annulations, adaptation des budgets, factures, indemnisation des experts, clôture des cours: voilà dans les grandes lignes le processus standard d'un module de perfectionnement. Cinq personnes travaillent pour le Centre de compétences pour le sport à La Neuveville.
La polyvalence comme atout
Vous l'aurez compris, il m'a fallu être énormément réactive dans l'apprentissage de ces nouveaux domaines. Des programmes informatiques différents, une autre approche «clientèle» pour un recrutement ou un module de perfectionnement sportif, des tranches d'âge différentes et un mode de fonctionnement totalement spécifique aux deux domaines.
Lorsque le téléphone sonne, il va falloir renseigner la personne et gérer son dossier dans l'un des domaines cités ci-dessus, avec l'appui bien sûr de mes collègues, car on ne sait jamais tout; après seize mois au sein de l'Agence Jura bernois, j'en suis encore loin, mais l'objectif d'une parfaite polyvalence administrative se rapproche au fil des mois. Sans parler du domaine de la sécurité civile, dans lequel nous recevons fréquemment des appels, soit de particuliers, soit des communes.
Stéphanie von Dach, collaboratrice spécialisée, OSSM, Agence Jura bernois, La Neuveville