Stab

Der Stab stellt die Erfüllung von Querschnittsaufgaben in den Bereichen Personalwesen, Finanzen, ICT, Controlling und Reporting sowie Führungsunterstützung sicher. Der Fachbereich ICT war in den vergangenen Jahren an zahlreichen Veränderungen beteiligt und gestaltete diese aktiv mit. Mit dem sogenannten «Rollout» wurden Anfang 2021 im BSM neue Strukturen, Zuständigkeiten und Prozessen im Bereich ICT eingeführt. 

«Nichts ist so beständig wie der Wandel.» – Zwar lebte der Schöpfer dieses Zitats, der griechische Philosoph Heraklit von Ephesos, rund zweieinhalbtausend vor den ersten Bits und Bytes, doch trifft seine Aussage wohl für keinen Bereich so gut zu wie für jenen der Informations- und Kommunikationstechnologien. Was früher einmal «EDV» hiess, wird heute inzwischen «ICT» genannt und in der ICT ist die Veränderung die prägende Konstante. Dies wurde im vergangenen Jahr einmal mehr auch im BSM deutlich.

Es war im September 2014, als der Start zu «IT@BE» erfolgte. Im Rahmen dieses gesamtkantonalen Programms sollte die Organisation der kantonalen Informatik optimiert, verschlankt und fit für die Zukunft gemacht werden – natürlich sollte sie dabei auch günstiger werden. Was mit allgemeinen und Grundsatzfragen auf höchster strategischer Ebene begann, wurde nach und nach konkreter. Erst wurden die Direktionen und anschliessend auch die Ämter in die Überlegungen miteinbezogen. Die grosse Sicherheitsdirektion sah sich dabei vor die Herausforderung gestellt, ihre Prozesse, Strukturen und Organisation trotz ihrer Heterogenität so anzupassen, dass sie die kantonalen Standards erfüllen konnte.

Neben vielem anderen zeichnet sich das Programm IT@BE durch folgende Aspekte aus:

• Neue Steuerungsgremien für die kantonale Informatik: Die strategischen Entscheide werden im Strategischen Informatikausschuss (SIA) gefällt, die operative Umsetzung wird durch den Operativen Informatikausschuss (OIA) sichergestellt.
• Dreischichtenmodell: Es wird neu zwischen der Grundversorgung («Standardarbeitsplatz»), Konzernapplikationen und Fachapplikationen unterschieden.
• Die Zuständigkeit für die Grundversorgung und der entsprechende Support werden beim Kantonalen Amt für Informatik und Organisation (KAIO) zentralisiert. Die Direktionen und Ämter behalten ihre Zuständigkeiten im Bereich der Konzern- und Fachapplikationen.
• Applikationsplattformen: Alle Server werden zentral bei der BEDAG betrieben.
• Für fast sämtliche ICT-Bereiche bestehen gesamtkantonal einheitliche Prozesse.
• Im Bereich der ICT gibt es neue Rollen und Funktionen.

Getreu dem Motto des deutschen Politikers Gustav Heinemann «Wer nichts verändern will, wird auch das verlieren, was er bewahren möchte.» zeigten sich die Kollegen der ICT-BSM offen für den Wandel. Sie beteiligten sich aktiv an den direktionsinternen Diskussionen, prägten die neue ICT-Organisation der Direktion mit und vollzogen die übergeordneten Vorgaben in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen. Gleichzeitig veränderten sie sich auch selber: Sie besuchten Weiterbildungen, erwarben neue Kompetenzen und machten sich dadurch fit für die künftigen Aufgaben und Herausforderungen.

In den ersten Wochen des Jahres 2021 war es dann soweit: der sogenannte «Rollout» des BSM wurde durchgeführt, womit das Programm IT@BE rund sieben Jahre nach seinem Start für alle Mitarbeitenden des Amtes Wirkung entfaltete: Sämtliche Computerarbeitsplätze wurden durch das KAIO ausgewechselt, der Helpdesk ging ans KAIO über und seither werden die neue Struktur, die neuen Zuständigkeiten und Prozesse gelebt.

Für das BSM, seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und insbesondere für die Mitarbeiter des Fachbereichs ICT des Stabs bedeutet dies beispielsweise:

• Die Basisinfrastruktur (Arbeitsplatz, Drucker, Standardsoftware) wird durch das KAIO bereitgestellt.
• Erste Anlaufstelle bei ICT-Problemen ist der zentrale Helpdesk des KAIO, die Kommunikation findet primär über «Tickets» statt.
• Die Budgetierung der ICT-Ausgaben erfolgt im Rahmen der bewilligten Kredite gemäss übergeordneter Vorgaben.
• Neue ICT-Bedürfnisse müssen mittels eines «Demands» separat erfasst und teilweise durch den OIA bewilligt werden.
• Alle Fachapplikationen des Amtes müssen im zentralen Service-Portfolio erfasst werden.
• In der Sicherheitsdirektion (exkl. KAPO) gibt es nur noch eine einzige ICT-Organisation mit zentralen Bereichen im Generalsekretariat und dezentralen ICT-Fachbereichen in den Ämtern.
• Die Mitarbeiter des Fachbereichs ICT des BSM sind primär für die Fachapplikationen des Amtes zuständig. Ihre Aufgaben führen sie in den Rollen als Service Owner und Service Manager aus. Dabei arbeiten sie eng mit den Fachapplikationsverantwortlichen zusammen, die in den Fachabteilungen angesiedelt sind und die Fachapplikationen aus fachlicher Sicht betreuen.
• Die Aufgaben der Kollegen aus dem Fachbereich ICT ändern ihren Charakter: direkte Supportaufgaben zugunsten der Enduser nehmen ab, Koordinations-, Vermittlungs- und Übersetzungsaufgaben sowie die Projektarbeit gewinnen an Gewicht.

Was jedoch als Konstante bleibt, ist die Veränderung – mit einer Ausnahme: im Team der amtsinternen ICT kam es in dieser Zeit zu keinem personellen Wechsel. Unsere drei Kollegen bewiesen genauso wie alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des BSM grosse Offenheit für Neues und Flexibilität. Ein Jahr ist nun seit dem Rollout im BSM vergangen. Natürlich gibt es hier und da noch Optimierungspotenzial – das ist auch ganz normal –, doch insgesamt haben sich die Abläufe zu einem grossen Teil eingespielt, die Zuständigkeiten sind klar und die neuen Prozesse funktionieren. Das ist auch gut so, denn mit der neuen ICT-Strategie des Kantons und der Direktion sind bereits die nächsten Veränderungen am Horizont erkennbar...